Service d’achat public performant
Définir une gouvernance réduisant les risques sur l’organisation, et mettre en œuvre une stratégie d’achat se déclinant en plus-values dans les contrats.
- Choisir des leviers et des modes d'action appropriés en vue d'optimiser la performance des achats.
- Assurer une meilleure maîtrise des achats et réduire les risques.
À l’issue de la formation, vous serez en mesure de mettre en place une gouvernance dans les achats ainsi qu'une stratégie d’achat grâce à la mise en œuvre d’objectifs dans les contrats.
Directeurs de comités d’audits et auditeurs, directeurs et membres d’organes de tutelle contrôlant les marchés publics, directeurs de services juridiques et juristes, directeurs et responsables de la fonction achat, acheteurs publics.
Définir une bonne gouvernance dans les marchés
• Lister les bonnes pratiques de gouvernance dictées de la réglementation.
• Déterminer qui sont les garants de la gouvernance dans les marchés publics.
• Concevoir une gouvernance en matière de marchés publics répondant aux attentes de la direction.
• Comprendre les mécanismes des délégations de pouvoirs, et ses plus-values en matière de gouvernance.
• Identifier les risques principaux sur les marchés publics émanant des procédures internes, et en particulier les règles de délégation des pouvoirs.
• Développer des règles de délégations de pouvoir en réponse aux besoin des administrateurs et aux exigences de la législation sur les marchés publics
• Mettre en œuvre les comportements et processus pour une bonne gouvernance.
• Exercice d'application : veiller à couvrir les risques de gouvernance dans une procédure de passation des marchés publics.
Mettre en pratique la gouvernance dans les achats
• Répondre au besoin essentiel des membres de la direction en matière de bonne gouvernance.
• Comprendre quels sont les éléments qu’un Comité d’Audit et/ou un Organe de Tutelle doit vérifier en matière de gouvernance
• Définir un code de conduite pour les fournisseurs et établir les liens avec celui des collaborateurs.
• Appliquer les règles de délégations de pouvoirs dans le but de la réduction des risques dans les marchés publics.
• Comprendre la structure, la forme, le style d’un rapport d’attribution d’un marché public répondant à une bonne gouvernance
• Exercice d'application : analyser différents cas pratiques où la gouvernance est un élément clé dans la décision.
Développer une stratégie pour un service achats à haute plus-value
• Définir la vision, les missions et les valeurs de la stratégie d'achat.
• Établir les liens entre la stratégie d'achat et la stratégie de l'organisme public (stratégie corporate).
• Élaborer un plan d'action stratégique au niveau du service des achats.
• Faire le lien entre la stratégie d’achat et les objectifs stratégiques durables de l’institution publique, lesquels doivent aussi être suivis par les fournisseurs.
• Faire le lien entre la stratégie d’achat et les objectifs dans les contrats, de sorte qu’elle percole dans le service des achats et chez les fournisseurs
• Développer la mesure de la performance des contrats en matière de réponse aux objectifs de la stratégie d’achat et de la stratégie corporate de l’institution publique.
• Implémenter les systèmes de communication et IT adéquats.
• Déterminer les compétences clés et les développer.
• Exercice d'application : application de la stratégie d'achat dans un marché stratégique.
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l'exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Pour les sessions en distanciel, notre Direction Innovation a modélisé une matrice pédagogique adaptée pour permettre un apprentissage et un ancrage mémoriel optimisés.
Cette matrice prévoit une alternance de temps de connexion en groupe et de séquences de déconnexion pour des travaux de mise en pratique individuels.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur votre espace apprenant.
Retrouvez également des ressources complémentaires ainsi que les quiz amont/aval sur notre plateforme dédiée.
Les achats représentent pas moins de 20% du budget d’un organisme public belge. Bien plus qu’une fonction support, le service achat contribue directement à la qualité du service public rendu. Si son rôle premier est de satisfaire les besoins des services, il doit le faire en garantissant une certaine sécurité juridique des procédures et des contrats signés. Surtout, il doit procéder aux achats et autres acquisitions en prenant soin d’optimiser l’usage des deniers publics. Décryptage de cette fonction stratégique avec des éléments issus de notre formation “Service d’achat public performant”.
Qu’est-ce qu’un service d'achat public ?
Au sein d’un organisme public (État fédéral, Région, Commune, CPAS, intercommunale), c’est le service achat qui intervient de bout en bout du processus d’acquisition. Cela signifie concrètement qu’il :
- Recense et qualifie les besoins avec les services prescripteurs : le service achat travaille en étroite collaboration avec les services demandeurs (appelés « prescripteurs ») pour comprendre précisément leurs besoins.
- Choisit la procédure de passation : en fonction du montant estimé et de la nature de l’achat, le service achat détermine la procédure applicable comme le prévoit le Code des marchés publics.
- Rédige les documents de marché : le cahier des charges détaillant les spécifications techniques, les critères de sélection des candidatures et d’attribution du marché public, les clauses administratives particulières ainsi qu’un règlement de consultation.
- Lance l’appel d’offres : le service achat gère la publication de l’avis de marché sur les plateformes appropriées (BOAMP, JOUE selon les seuils), met les documents à disposition des candidats et répond à leurs questions éventuelles pendant la période de consultation.
- Analyse les offres : une fois les offres reçues, le service vérifie leur conformité administrative, coordonne l’analyse technique avec les services demandeurs, évalue les propositions selon les critères définis, prépare le rapport d’analyse des offres et organise une commission d’appel d’offres si nécessaire.
- Attribue et notifie le marché : rédige d’abord une décision d’attribution qui justifie le choix du titulaire selon les critères établis. Il informe ensuite tous les candidats non retenus en expliquant les motifs du rejet de leur offre et les caractéristiques de l’offre retenue.
- Suit l’exécution jusqu’au paiement : démarre l’exécution du marché par une réunion de lancement qui fixe les modalités pratiques avec le titulaire. Il assure ensuite un suivi régulier des prestations ou livraisons pour vérifier leur conformité avec le cahier des charges.
Ce processus est strictement encadré par le Code de la commande publique qui définit les principes et règles applicables en fonction de l’objet du marché et son montant. L’acheteur public doit ainsi maîtriser le cadre réglementaire, disposer d’une expertise technique sur les segments d’achat concernés, et respecter les exigences de transparence et d’égalité de traitement.
Quels sont les types de marchés publics ?
On distingue trois grandes familles de marché :
- Les marchés de fournitures portant sur l’achat/location de produits (ordinateurs, photocopieurs, véhicules, mobilier).
- Les marchés de services couvrant des prestations immatérielles (maintenance informatique, nettoyage des locaux, formation professionnelle, assurance, conseil).
- Les marchés de travaux pour la réalisation d’ouvrages (construction de bâtiments, rénovations, aménagement de routes, création d’un réseau d’assainissement).
L’allotissement des marchés
Ce qu’il faut retenir, c’est qu’un marché peut être « alloti » : il peut être décomposé en plusieurs lots, pouvant être attribués à différents opérateurs, notamment pour favoriser l’accès desPME à la commande publique. Typiquement, l’allotissement est utilisé pour fractionner la construction d’une école en plusieurs lots :
- Lot 1 : Gros œuvre
- Lot 2 : Électricité
- Lot 3 : Plomberie
- Lot 4 : Menuiserie
Cette division permet aux PME de candidater sur des lots correspondant à leurs capacités techniques et financières.
Les accords-cadres
L’accord-cadre est un dispositif assez particulier qui permet à une administration fédérale, une région, une commune, etc. de présélectionner des fournisseurs pour des besoins récurrents. On le retrouve couramment pour l’achat de consommables (fournitures de bureau, pièces de rechange), la réalisation de prestations informatiques ou de services d'entretien, par exemple.
Concrètement, la procédure se déroule en deux temps. Dans un premier temps, le service achat lance un appel d’offres classique pour conclure l’accord-cadre. Il sélectionne un ou plusieurs opérateurs sur base des critères d’attribution prévus (prix, qualité, autres critères). La durée d’un accord-cadre est de 4 ans maximum dans le droit belge.
Ensuite, lorsque le service achat a un besoin précis entrant dans le champ de l’accord-cadre, il relance une mise en concurrence simplifiée entre les seuls titulaires de cet accord-cadre (on parle alors de « marchés subséquents » ou de « marchés d’application »). Le marché est alors attribué à l’opérateur ayant remis la meilleure offre, selon les critères déjà connus à l’avance.
Qui sont les acteurs des achats publics ?
Au premier plan, on trouve les acheteurs publics eux-mêmes, qui sont chargés de la passation et du suivi des marchés. Selon la taille de l’organisation, il peut s’agir d’un service dédié avec une équipe d’acheteurs spécialisés par type d’achat, ou d’une personne qui cumule cette fonction avec d’autres.
En interne, les acheteurs travaillent en étroite collaboration avec les services prescripteurs (demandeurs), qui sont à l’origine du besoin et qui seront les utilisateurs finaux des prestations achetées. Leur input est essentiel pour définir les spécifications techniques. Les services financiers et juridiques sont également des interlocuteurs clés.
Les instances dirigeantes de l’organisme public (directeur général, collège communal) ont aussi un rôle, ce sont elles qui valident la décision de lancer un marché et qui attribuent formellement le marché sur base du rapport d’analyse des offres. Elles portent la responsabilité finale du bon usage des deniers publics.
Du côté du secteur privé, les opérateurs économiques (entreprises, indépendants, ASBL) sont des acteurs majeurs en tant que soumissionnaires potentiels. Ils sont à l’affût des opportunités de marché, consultent les documents du marché, posent des questions, remettent des offres. S’ils sont sélectionnés, ils deviennent les fournisseurs et exécutent les prestations commandées.
Enfin, plusieurs acteurs institutionnels interviennent pour réguler et contrôler les achats publics. Au niveau régional, les tutelles (comme la tutelle générale d’annulation en Région wallonne) vérifient la légalité des décisions des pouvoirs locaux. Au niveau fédéral, la Commission des marchés publics émet des avis sur l’interprétation de la réglementation. La Cour des comptes peut, quant à elle, contrôler la légalité et la régularité des dépenses publiques. Et les cours et tribunaux traitent les contentieux en cas de litiges.
Sur quels leviers un service achat peut-il jouer pour gagner en performance ?
Pour devenir performant, un service d’achat public dispose de plusieurs leviers sur lesquels il peut agir. Bien entendu, ces leviers sont à tous les niveaux, de la gouvernance à l’exécution quotidienne.
Définir une stratégie d’achat en lien avec les objectifs de l’organisme
Le premier levier de performance reste de clarifier ce qu’on attend de la fonction achat. Est-ce principalement des économies budgétaires ? Une meilleure qualité de service ? Un support aux politiques publiques (développement durable, accès des PME) ? En alignant la stratégie d'achat avec les objectifs généraux de l’organisme, on lui donne un cap clair.
Analyser précisément les besoins et les demandes
Pour éviter le gaspillage ou les achats inadaptés, il est impératif de bien qualifier le besoin en amont. L’acheteur doit alors questionner le service prescripteur : de quoi avez-vous réellement besoin ? En quelle quantité ? Avec quelles spécifications indispensables ? Y a-t-il des alternatives plus économiques ?
Connaître son marché fournisseur et susciter l’innovation
Un service d’achat public performant doit avoir une excellente connaissance du tissu économique et des solutions disponibles sur le marché belge/européen. Cela passe par une veille active, des rencontres avec les fournisseurs en amont des procédures, des demandes d’information, etc.
Développer une approche en coût total
Pour optimiser les deniers publics, un service d’achat performant sort de la seule logique du prix d’achat initial. L’acheteur raisonne en coût complet intégrant la durée de vie, la consommation énergétique, les coûts de maintenance. Cela aboutit toujours à des choix plus rationnels et économes à long terme.
Systématiser les bonnes pratiques et la bonne gouvernance
Pour gagner en efficience, le service achat a tout intérêt à formaliser et diffuser les bonnes pratiques en interne : modèles de documents (cahiers des charges, rapports d’analyse), check-lists, guides méthodologiques. Cela sécurise les procédures certes, mais harmonise aussi les pratiques et permet des gains de temps substantiels.
Pour finir, le recours aux outils informatiques est un levier majeur de la performance achat. Logiciels métier, plateforme de dématérialisation des offres, signature électronique, gestion électronique des documents, outils d’e-procurement, etc. La digitalisation simplifie bien des tâches administratives et permet de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Pour s’améliorer en continu, un service achat doit suivre des indicateurs clés sur la qualité des prestations achetées, le respect des délais, le taux de procédures infructueuses, les économies réalisées. L’évaluation régulière des fournisseurs et les retours des services utilisateurs sont essentiels.