Réussir l'onboarding de vos collaborateurs
Favoriser une prise de fonction optimale pour retenir vos talents.
- Comprendre les objectifs et enjeux d’une politique d’intégration et la marque employeur.
- Diminuer la période de rodage des nouveaux collègues.
- Leur permettre de devenir performants rapidement.
- Créer des outils et dispositifs pour soutenir la mise en place des dispositifs d’accueil et d'intégration.
À l’issue de la formation, vous serez capable d’accompagner vos nouveaux collègues, de les aider à trouver leur place dans leur équipe tout en leur permettant de devenir performants rapidement.
- Responsables des ressources humaines, managers.
- Toute personne qui encadre les nouveaux engagés dès leur entrée en fonction ou qui accompagne un collègue qui reprend le travail.
Connaître les enjeux et objectifs d’une intégration réussie
- Inscrire la période d’intégration dans la politique d’accueil des nouveaux engagés, y compris quand celle-ci est réalisée en partie à distance.
- Prendre conscience de l’impact de l’intégration des nouveaux collègues sur le marketing branding de l’entreprise.
- Préparer la reprise du travail après une absence plus ou moins longue.
Impliquer différents acteurs dans la démarche, d’autant plus important quand le processus est réalisé à distance.
- Les acteurs impliqués et les responsabilités de chacun.
- La dynamique de groupe dans une équipe et la gestion du changement.
- Les affinités entre les personnes et les « règles » à privilégier pour le bien vivre ensemble.
- La gestion des différentes étapes de la constitution d'une équipe.
- La gestion des relations intergénérationnelles.
Mise en situation : réaliser une analyse de la dynamique de son équipe et des affinités entre les personnes ; identifier les points d’attention quand l’intégration dans une équipe se réalise à distance dans un contexte de télétravail.
Identifier les écueils à éviter et les facteurs clés de succès
Privilégier les bonnes attitudes et comportements adéquats
Autodiagnostic de son attitude et de ses aptitudes en communication.
Utiliser des outils et une démarche pour améliorer le processus d’intégration et de réintégration
- La mise en place du parrainage interne et les temps nécessaires pour la transmission des savoirs d’expérience.
- La rédaction d’un livret d’accueil accessible via l’Intranet de l’entreprise.
- La to do list pour ne rien oublier.
- Le partage des valeurs et des façons de travailler en vigueur dans l’entreprise.
- La démarche du rapport d’étonnement.
- Le suivi de la période d’intégration.
- La mise en place d’un plan de développement pour accompagner l’apprentissage du métier.
- Le recours au digital pour attirer les jeunes talents.
Exercice pratique : évaluer les outils et démarches mis en place actuellement au sein de son entreprise, les bénéfices pour l'entreprise et les nouveaux engagés, ainsi que les points d'attention à améliorer, surtout quand le processus d’intégration se déroule à distance, comme ce fut le cas lors de la crise sanitaire.
Évaluer et clôturer la période d’intégration / de réintégration
- Évaluer de manière factuelle ce qui a été réalisé selon ce qui a été défini lors de l’entrée en fonction / lors de la reprise du travail.
- Donner un feedback au collègue sur les performances réalisées et la façon dont il est perçu : les do’s et don’ts d’un feedback constructif, ainsi que les points d’attention quand ce feedback est réalisé en virtuel.
- Définir en concertation avec lui et son N+1 un plan d’action pour accompagner le développement de ses talents.
- Fixer de nouveaux objectifs de performance.
- Mener une exit interview en cas de départ du collègue.
Mise en situation : s'entraîner à mener des entretiens pour suivre et clôturer la période d'intégration et pour définir des objectifs de développement et de performance en privilégiant une approche factuelle.
Que retenir du processus d’intégration pour accompagner les personnes qui reprennent le travail après une absence ?
- Identifier comment accompagner la réintégration, tant au niveau de la personne qui reprend le travail, du responsable d’équipe que des collègues à travers différents étapes : la préparation, les entretiens de suivi, les temps d’échanges informels, les temps d’apprentissage quand le métier a évolué,...
- La capacité à donner du feedback constructif sans démotiver, sans blesser, d’autant plus quand la personne reste encore fragile.
Formez-vous à l'onboarding avec la formation "Réussir l'onboarding de vos collaborateurs"
Dispensé par Abilways Belgium, ce programme vous enseigne les meilleures méthodes pour réussir vos intégrations. Accessible en présentiel ou à distance, "Réussir l'onboarding de vos collaborateurs" vous offre les clés pour aider vos nouveaux collègues à trouver leur place au sein de leur équipe de manière à exploiter tout leur potentiel.
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Qu'est-ce qu'un processus onboarding au juste ?
En anglais, onboarding signifie "embarquement", ce terme a été choisi pour décrire le processus d'intégration des nouveaux salariés dans une entreprise. Il démarre dès l'embauche et se poursuit jusqu'à la prise de poste. Durant cette immersion, les nouveaux collaborateurs découvrent le fonctionnement de l'entreprise, ses valeurs, ses principes et ses ressources.
Processus d'onboarding réussi : quel intérêt pour l'entreprise ?
Aujourd'hui, les entreprises peinent à recruter. Outre la pénurie des talents, les recruteurs font face à un réel désengagement des candidats. Pour parvenir à attirer les meilleurs profils, ces derniers ont tout intérêt à soigner leur processus d'onboarding. Pour encourager les nouveaux salariés à se projeter dans l'entreprise, mieux vaut les convaincre dès le premier mois d'activité.
C'est justement le but de cette intégration. Un onboarding réussi présente de nombreux avantages :
- Moins de stress pour le nouveau salarié ;
- Un apprentissage rapide et facilité ;
- Des risques de turnover réduits ;
- Une marque employeur améliorée ;
- Une mobilité interne favorisée ;
- Un meilleur taux de rétention ;
- Plus d'engagement de la part des collaborateurs ;
- Une meilleure cohésion au sein de l'entreprise.
Au vu de ses impacts sur l'entreprise, nous pouvons dire que le processus d'onboarding représente un axe stratégique pour son organisation. Parce qu'il accompagne les nouvelles recrues souvent angoissées durant cette période de découvertes, l'onboarding révèle toute l'importance que l'entreprise accorde aux nouveaux salariés. Se sentant considérés et soutenus, ils se montreront plus réceptifs et plus enclins à s'intégrer dans leur équipe.
En d'autres termes, une intégration offrant un véritable accompagnement permet de séduire, de convaincre et d'investir les talents. Ce processus révèle une marque employeur attractive qui attire les meilleurs profils et encourage les salariés à rester dans l'entreprise.
Quels sont les impacts d'un mauvais onboarding ?
Nous l'avons évoqué précédemment, de la qualité du processus d'onboarding dépendent l'engagement et la motivation des nouveaux collaborateurs. Ainsi, une intégration bâclée risque d'être néfaste pour l'organisation de l'entreprise.
Peu informé, peu soutenu et mal accueilli, un salarié ne parviendra pas à s'intégrer dans son groupe de travail. Ignorant les valeurs et les principes de l'entreprise, il manquera d'assurance et ne sera pas en mesure d'exploiter son plein potentiel.
Lors de ses toutes premières semaines d'activité au sein de l'organisation, il se fera une mauvaise image de son employeur. Incapable de s'imprégner de la culture de l'entreprise, il ne développera pas ce fameux sentiment d'appartenance indispensable pour aboutir à une bonne cohésion d'équipe.
Tout cela se traduira par un manque de motivation qui pourrait se propager au sein du groupe de travail. Il faut également considérer le risque de démission avant la fin de la période d'essai. Or, toutes les études révèlent que le turnover est particulièrement néfaste pour les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité. Sans cesse contraints de supporter une charge de travail conséquente, les salariés qui restent sont également en proie à un désengagement. Fatigués, stressés et peu confiants quant à l'intérêt que leur porte leur employeur, ils perdent rapidement leur motivation.
Pour le service des ressources humaines, un mauvais onboarding entraîne de lourdes conséquences. Chaque démission déclenche une nouvelle démarche de recrutement. Or, celle-ci représente une grosse charge de travail et exploite de nombreux moyens et ressources.
Quels sont les principes clés d'un onboarding réussi ?
Une étude Glassdoor révèle que les chances de conserver les nouvelles recrues atteignent 82 % avec un onboarding réussi. La question que l'on peut se poser, c'est : "Qu'est-ce qu'un onboarding réussi ?"
Un processus soigneusement préparé et flexible
Un onboarding en mesure de retenir un nouveau salarié doit être soigneusement planifié. Cette organisation doit veiller à offrir une immersion rassurante et enrichissante.
Durant leurs premiers jours d'activité, les nouveaux talents ne doivent pas être noyés sous une charge de travail trop conséquente. Un temps d'adaptation s'impose au cours duquel ils seront guidés dans leur découverte de l'entreprise et de ses équipes.
Pour vous assurer d'offrir une intégration réussie, veillez à conserver une certaine flexibilité dans le planning pour adapter le processus aux contraintes du nouveau collaborateur.
Des objectifs clairs pour les nouvelles recrues
Impossible d'avancer lorsque l'on ne connaît pas les buts à atteindre. Au cours du processus d'onboarding, les managers ont tout intérêt à présenter des objectifs clairs, réalistes et précis à leurs collaborateurs. Cette phase est indispensable pour engager ces derniers et susciter leur motivation. D'ores et déjà fixés sur les objectifs à viser, ils lèveront les doutes et parviendront plus facilement à trouver leur place au sein de leur groupe de travail.
Une intégration en phase avec les valeurs de l'entreprise
Pour qu'un salarié s'investisse pleinement dans l'entreprise, se projette et développe un sentiment d'appartenance, il doit pouvoir s'imprégner des principes et valeurs de celle-ci. Mieux vaut révéler ces notions dès la phase d'intégration pour éviter les mauvaises impressions. D'où l'intérêt d'élaborer un processus d'onboarding en phase avec la culture d'entreprise.
Dans cette optique, certains employeurs accueillent leurs nouveaux salariés avec un cadeau de bienvenue. Ce dernier se pare du logo et des couleurs de l'entreprise tout en révélant les valeurs qu'elle défend.
Des échanges favorisés entre les collaborateurs
Une intégration réussie veille au bien-être du nouvel arrivant. Bien accueilli par ses collègues, il doit percevoir de la bienveillance et du respect. Pour favoriser ces sentiments positifs, un processus d'onboarding doit investir tous les collaborateurs de manière à favoriser les échanges. Ceux-ci s'imposent pour aider le nouveau salarié à trouver sa place.
La communication peut s'établir dans le cadre de réunions, mais aussi lors de moments divertissants comme des pauses café, des pots d'arrivée ou des déjeuners organisés par l'entreprise.
Un programme ludique et stimulant
Qu'elle s'étende sur une journée ou sur plusieurs semaines, une intégration réussie ne peut se contenter sur l'accueil du salarié. Elle doit intégrer une notion d'apprentissage qui, pour engager le nouvel arrivant, doit se révéler attrayante.
Plutôt que de remettre tout un tas de documents remplis d'informations, certes utiles, mais étouffantes, proposez des activités ludiques pour faire découvrir la société, présenter ses ressources, ses valeurs et ses équipes. Préparez une petite formation interactive pour présenter les méthodes de travail et les objectifs à atteindre. Tout ce processus doit permettre au nouveau talent de se projeter au poste qu'il vient d'obtenir.
Les étapes d'un onboarding réussi
Voici les étapes à suivre pour déployer un onboarding profitable, à la fois, aux nouveaux collaborateurs et à l'entreprise.
1. Le pré boarding
Déployé avant l'arrivée du nouveau salarié dans les locaux de l'entreprise, ce procédé vise à stimuler la motivation de ce dernier. Juste après avoir signé son contrat de travail, votre futur collaborateur doit être rassuré quant à son choix de rejoindre votre équipe. Pour ce faire, vous pouvez commencer à transmettre des informations dans le cadre d'un discours positif et engageant. La nouvelle recrue doit sentir qu'elle est attendue sans pour autant subir une pression avant même sa prise de poste.
Certaines entreprises proposent des échanges avec les collègues, transmettent des cadeaux de bienvenue, présentent les outils de travail ou se contentent d'envoyer des informations par mail, par exemple.
2. La préparation
En tant que manager en charge de l'intégration d'un nouveau collaborateur, vous devez préparer son arrivée. Le jour J, vous devez être disponible et prêt à répondre à toutes ses questions. Vous aurez également pris soin de préparer vos collaborateurs à la venue d'un nouveau membre dans l'équipe.
Si cela n'a pas été fait en amont, vous devrez finaliser toutes les démarches administratives liées à l'embauche. Par la suite, il faudra présenter le programme de la journée, voire de la semaine, tout en exposant les missions à réaliser et les objectifs à atteindre.
Bien sûr, vous devez également préparer une visite des locaux et une présentation des équipes. N'hésitez pas à organiser un déjeuner pour apprendre à connaître votre nouveau collaborateur.
3. Désigner un mentor
Un salarié dont le parcours et l'expérience le lui permettent peut prendre en charge le nouveau membre de l'équipe pour le guider lors de sa phase d'intégration. Ce parrainage est utile pour faciliter la période d'adaptation et la découverte de l'entreprise, son fonctionnement, ses valeurs, ses principes et les habitudes des salariés.
Avec un mentor désigné, le processus d'onboarding s'axe davantage sur des valeurs humaines.
4. Le suivi
Si son manager veille à s'informer quant au bon déroulement de son intégration, le nouvel employé se sentira considéré et soutenu. Dans le cadre d'échanges réguliers, accueillez ses ressentis, ses besoins et contraintes pour établir une relation de confiance et s'assurer de son bien-être.
5. Le bilan
Dresser le bilan du processus d'onboarding vous permettra de recueillir les impressions de votre nouveau collaborateur. Fort de ces informations, vous pourrez procéder à des ajustements pour les prochaines intégrations et mettre des actions en place pour améliorer l'expérience collaborateur du nouvel arrivant.
