Signature électronique

Pourquoi former vos équipes à la signature électronique ?

Le monde de l’entreprise actuel est en constante mutation, forçant les organisations à se renouveler sans cesse et à s’adapter rapidement aux nouvelles avancées technologiques. Ainsi, il est essentiel de former ses équipes aux outils numériques les plus indispensables tels que la signature électronique.

La formation spécialisée à la signature numérique permet non seulement de maîtriser un outil inégalé pour la gestion des documents mais aussi d’assurer la conformité juridique des transactions et des contrats.

A contrario, une mauvaise utilisation ou une méconnaissance des subtilités légales du dispositif peut vous exposer à des risques importants au regard de la sécurité et de la validité des documents signés.

En vous formant à la signature électronique, vous saisissez l’opportunité de gagner en efficacité. Les collaborateurs formés deviennent plus productifs car ils sont en mesure d’utiliser pleinement les fonctionnalités des outils de signature numérique. Les processus de validation des documents s’en retrouvent optimisés. Cela permet de se prémunir de désagréments souvent causés par la gestion manuelle des signatures papier en :

• Accélérant les échanges contractuels
• Évitant les retards

L’importance de se former sur cet outil va bien au-delà de la simple utilisation et englobe :

• La compréhension des différents types de signatures
• Leur application spécifique

Le fait de former ses employés sur le fonctionnement de ce dispositif garantira :

• La sécurité des échanges (grâce à une identification formelle des signataires)
• Une meilleure gestion des flux de documents
• Le respect des normes en vigueur

AB propose des formations dédiées à la signature électronique, représentant un levier stratégique pour les entreprises souhaitant moderniser et sécuriser leurs pratiques administratives.

La signature électronique pour une gestion des documents optimisée

Bien plus qu’un simple outil de dématérialisation des documents, la signature électronique est devenue un pilier essentiel de la digitalisation des entreprises modernes :

• Simplification des processus administratifs
• Réduction des délais de traitement
• Garantie de la fiabilité des transactions (demande d'authentification, etc.)

En somme, elle s’est imposée comme une solution incontournable pour rester compétitif.

Adopter la signature électronique, c’est choisir la confiance, l’efficacité, la sécurité et la conformité légale. Tout ceci, à moindre coût.

Une société formant ses équipes à l’utilisation de la signature électronique est plus susceptible d’être en mesure de répondre aux défis actuels tout en anticipant les besoins futurs.

Assurez la réussite de votre transition numérique vers cette technologie et exploitez pleinement son potentiel en vous formant avec ABW ! Consultez notre page avec toutes nos formations complètes pour un accompagnement des professionnels vers le succès, via, entre autres, la maîtrise de cet outil indispensable…

Les avantages clés de la signature électronique

Adopter la signature électronique est synonyme de modernité et d’innovation. En effet, elle présente de nombreux avantages pour les entreprises tant sur le plan financier qu’organisationnel :

• Gain de temps et d’argent
  La signature numérique permet tout d’abord de réaliser des économies de temps et d’argent considérables en supprimant toutes les étapes liées à la gestion physique des documents (impression, envoi postal, archivage, etc.). Les entreprises accélèrent dans le même temps leurs processus décisionnels et réduisent aussi les coûts logistiques.
  À ce propos, une étude de DocuSign a révélé qu’une société pouvait économiser jusqu’à 70 % des coûts liés au traitement de documents via l’usage du numérique.
• Sécurité des transactions accrue
  Grandement renforcée, la sécurité des transactions repose sur des systèmes de cryptage complexes garantissant l’intégrité ainsi que l’authenticité des documents signés. Ce n’est pas le cas des signatures manuscrites pouvant être facilement falsifiées.
  Par ailleurs, les signatures numériques qualifiées répondent aux normes strictes de la réglementation eIDAS en France et en Europe, vous offrant une protection juridique solide.
• Fluidification des processus administratifs
  En ayant la possibilité de signer des documents à distance, les entreprises ne sont plus freinées par le télétravail ou les projets internationaux.
  Ensuite, vous pouvez suivre en temps réel le statut des signatures grâce aux outils de signature numérique. Cela améliore fortement la visibilité et le contrôle des flux de documents.
• Réduction de l’empreinte carbone
  En optant pour la signature électronique, vous contribuez à réduire l’empreinte écologique de votre entreprise puisqu’elle limite l’usage de papier. Il s’agit d’ailleurs d’un geste s’inscrivant parfaitement dans une démarche de Responsabilité Sociétale (RSE) et représente un atout majeur pour les sociétés soucieuses de leur réputation environnementale.
• Amélioration de l’expérience client
  Les entreprises intégrant la signature numérique dans leur processus de vente ou de gestion clients constatent la plupart du temps une réduction des délais de conversion, se traduisant par une augmentation des ventes ou de la réactivité des services.
  Cela renforce aussi l’image de marque en se montrant capable de répondre avec efficacité aux besoins de ses clients.

Les différents types de signatures électroniques

Plusieurs niveaux et qualités de signatures numériques existent, répondant chacun à des besoins spécifiques en termes de validité juridique et de sécurité. En Europe, la réglementation eIDAS définit trois types principaux de signatures :

• La signature simple
  Elle est la forme la plus basique et consiste en l’ajout d’une image de signature ou d’un clic d’approbation sur un document en ligne.
  Alors qu’elle offre une facilité d’utilisation et de mise en place, elle ne permet pas de bénéficier d’un niveau de sécurité satisfaisant en ne garantissant pas systématiquement l’identité du signataire.
  C’est pourquoi ce type de signature est généralement utilisé pour des documents internes ou des processus à faible enjeu.
• La signature avancée
  Elle a, quant à elle, vocation à renforcer la sécurité des documents signés en associant l’identité du signataire à un identifiant unique.
  Il s’agit d’une méthode reposant sur l’utilisation de certificats numériques et garantissant que la signature est liée de manière indissociable au document.
  Elle est ainsi recommandée pour des contrats sensibles, des informations très privées ou des documents officiels nécessitant un niveau de protection plus élevé.
• La signature qualifiée
  Ce dernier type de signature représente le plus haut niveau de sécurité et deconformité juridique.
  Soumise à des exigences strictes, elle doit être délivrée par un prestataire de service agréé.
  Avec la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, elle est souvent utilisée pour des contrats de grande envergure, des actes notariés ou encore des accords internationaux.

Il convient à chaque entreprise de choisir l’option la plus adaptée à ses besoins spécifiques en fonction du niveau de sécurité désiré et de la valeur juridique de ses documents.

Comment bien utiliser la signature électronique ?

Conçu pour être simple et rapide, le processus de signature numérique assure également un certain niveau de sécurité pour les entreprises. Peu contraignant, c'est un moyen de s’adapter aux nouvelles technologies tout en économisant du temps et de l’argent. Voici comment procéder :

• Choisir une solution de signature électronique
  Pour faire le bon choix, il faut définir les objectifs et besoins de l’entreprise. Des prestataires comme DocuSign, Universign ou Yousign proposent des services répondant à divers niveaux d’exigences en matière de sécurité et de conformité.
• Importer le document à signer
  Une fois que la solution a été déterminée, il suffit d’importer le formulaire à remplir et à signer (fichier PDF ou fichier texte, etc.) avant de sélectionner les parties signataires.
  Ces derniers sont souvent spécifiés via une vérification de l’identité, comme avec un envoi de code par SMS ou l’utilisation d’un certificat numérique.
  Ce processus garantira que seule la personne autorisée puisse signer ledit document.
• Signer
  L’utilisateur doit ensuite créer sa signature numérique et l'apposer sur le document grâce à l’interface de l’outil choisi.
  La méthode peut varier en fonction du type de signature. Dans le cas des signatures avancées et qualifiées, l’intervention d’un prestataire certifié est requise afin de s’assurer de respecter les exigences légales les plus strictes, notamment en termes de conformité avec le règlement eIDAS.
• Recevoir un certificat de validation
  Le système génère automatiquement un certificat de validation après la signature des documents. Ceci assure l’intégrité du fichier et agit comme une preuve juridique que le document n’a subi aucune modification après la signature.
• Stockage du document
  Enfin, le fichier est stocké de manière sécurisée et peut être partagé aisément avec toutes les parties concernées.
  Opter pour la signature électronique, c’est faire le choix d’un processus aussi bien rapide que fluide et sécurisé, ce qui en fait un outil indispensable pour les entreprises modernes et ambitieuses.