Diviser son temps de réunion par 2

L’approche 5 P ou s’assurer de la cohérence entre le Produit (objectifs), la Procédure (méthode), la Préparation, le rôle du Président et le Processus (dynamique du groupe)

Organiser et préparer sa réunion
• Préparation de la réunion : documents et arguments.
• Définir les objectifs et les priorités.
• Mise en place d'un ordre du jour.
• Convier les participants.
• Préparation physique et mentale pour un meilleur savoir être.
• Préparation des lieux : salle et matériel.
Exercices d'application : élaboration de check-lists types et de fiches outils selon la nature de la réunion pour être plus efficace dans sa préparation.

Communication et stress
• Préparation mentale et optimisation des ressources.

• Repérer le trac avant son apparition et identifier les causes.
• Utiliser le stress positif.
• La voix, un outil de communication : apprendre à l'utiliser.
• Le corps est un media encore plus puissant que la voix : apprendre à le maîtriser.
• Communiquer en groupe.
• Gérer les regards des autres et les utiliser à notre avantage.
• Prendre la parole en confiance.
Exercice d'application : mise en condition pour mieux gérer ses émotions.

Conduire une réunion

• Être attentif davantage à la forme qu’au contenu en faisant confiance aux participants pour apporter les éléments pertinents

• Démarrage de la réunion : objectif et plan.
• Adapter l'animation aux types de réunions et aux participants.

• Analyser et gérer les interactions entre les participants.
• Collecter et gérer les informations pour dynamiser la réunion
• Négocier en réunion.
• Gérer son temps et ses objectifs.
• Gérer les participants difficiles.
Mise en situation : entraînement à la conduite de réunions.

Gérer l'après réunion
• Prévoir et communiquer sur un plan d'action.
• Rédiger le compte rendu.