Gestion du temps et des priorités
Organisez-vous pour mieux maîtriser votre temps.
- Acquérir les outils et méthodes pour gérer son temps de manière optimale.
- Savoir faire les choix indispensables pour accroître sa disponibilité et ses performances.
Analyser son emploi du temps
• Identifier son profil temps.
• Mieux connaître ses propres rythmes de travail.
• Intégrer la logique de « la bonne action au bon moment ».
• Autodiagnostic de sa relation au temps.
Observer la répartition de son temps sur une journée
• Reconnaître les « time wasters », les « voleurs de temps ».
• Analyser le temps dédié à chaque type de tâches au cours d’une journée.
• Repérer les déséquilibres et les corriger.
Utiliser à bon escient les outils de maîtrise du temps
• Gestion du temps / gestion du stress.
• Déceler ses objectifs et priorités.
• Identifier et privilégier les actions à forte valeur ajoutée.
• Développer ou améliorer ses propres outils de gestion du temps.
• Choisir les outils de planification à mettre en place.
Mieux organiser son emploi du temps personnel
• Repérer les pertes de temps et les gisements de temps exploitables.
• Hiérarchiser ses priorités, isoler les véritables urgences, faire face à l’imprévu.
• Mener plusieurs tâches de front et respecter les délais.
• Évaluer le temps disponible et savoir dire non.
• Savoir quelle distance peut être prise avec le calendrier prévu.
• Étude de cas : identification des types d’activités sur lesquelles économiser du temps, élaboration des plannings à court, moyen et long terme.
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l'exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Pour les sessions en distanciel, notre Direction Innovation a modélisé une matrice pédagogique adaptée pour permettre un apprentissage et un ancrage mémoriel optimisés.
Cette matrice prévoit une alternance de temps de connexion en groupe et de séquences de déconnexion pour des travaux de mise en pratique individuels.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur votre espace apprenant.
Retrouvez également des ressources complémentaires ainsi que les quiz amont/aval sur notre plateforme dédiée.
Pourquoi suivre une formation "Gestion d temps et des priorités" avec Abilways ?
Dédiée à toutes les personnes qui souhaitent optimiser leur gestion du temps et des priorités, notre formation "Gestion du temps et des priorités" se présente sous la forme d'une initiation. Durant 14 heures de cours réparties sur deux jours, vous apprendrez à mieux vous organiser pour maîtriser votre temps. Guidé par une équipe de formateurs expérimentés, vous acquerrez les meilleurs outils et méthodes pour gérer votre temps et vos priorités de manière optimale. À l'issue de cet enseignement réellement enrichissant, vous serez en mesure de faire les choix qui s'imposent pour décupler votre efficacité et votre productivité.
Accessible en présentiel ou à distance, cette formation pratique va vous permettre de révolutionner votre quotidien et votre organisation à la maison. Vos nouvelles capacités à identifier vos besoins, à prioriser les tâches importantes et à évaluer le degré d'urgence vous seront bénéfiques en toutes circonstances.
Les effets de vos compétences en matière de gestion du temps se feront sentir instantanément. Apte à réorganiser votre travail, vous gagnerez en sérénité et pourrez enfin vous concentrer sur les éléments les plus importants. Initié aux méthodes et outils de gestion les plus efficaces, vous représenterez un réel atout pour votre entreprise. Alliées à la mise en œuvre d'une organisation irréprochable, vos nouvelles idées feront toute la différence au sein de votre équipe.
Vous souhaitez profiter des précieux avantages offerts par une formation sur la gestion du temps et des priorités ? Procédez à votre inscription en ligne dès aujourd'hui sur notre site web.
En quoi consiste la gestion du temps au travail ?
Dans la sphère professionnelle, la gestion du temps est une véritable discipline qui consiste à utiliser les bons outils et méthodes pour :
- Planifier ses tâches ;
- Hiérarchiser ses priorités ;
- Se fixer des objectifs ;
- Mieux gérer le stress.
Une bonne gestion du travail s'impose pour améliorer votre qualité de vie au travail tout en décuplant votre efficacité.
Quelles sont les bases fondamentales d'une bonne gestion du temps ?
Avant d'élaborer un plan d'action pour améliorer votre gestion du temps, découvrez les principes clés de cette discipline :
Des objectifs clairement déterminés
Comment avancer si vous ne savez pas vers quoi vous diriger ? Avant de planifier vos tâches et d'organiser votre journée de travail, prenez le temps de déterminer vos objectifs. À court ou long terme, ces derniers vous permettront de vous projeter et de faire avancer vos projets.
Une bonne organisation
Une bonne organisation s'impose pour ne pas perdre de temps. Elle consiste à planifier vos tâches en fonction de plusieurs paramètres parmi lesquels le degré de difficulté, les délais impartis ou encore le volume de travail.
Si vous prenez soin de planifier votre semaine de travail, vous pourrez facilement faire le point et prendre du recul sur vos avancées.
Une hiérarchisation des tâches maîtrisée
Pour bien gérer son temps, il faut parvenir à gérer les priorités. Dès lors que vous êtes en mesure d'évaluer le degré d'urgence d'une tâche, vous pouvez élaborer une planification pertinente de manière à faire avancer votre projet.
En veillant à traiter les missions urgentes en priorité, vous évitez les situations de stress. Ainsi, vous décuplez votre productivité tout en veillant à votre bien-être.
Accepter de perdre du temps pour en gagner
Améliorer sa gestion du temps en optimisant son organisation demande du temps. Ces heures que vous allez prendre pour hiérarchiser et planifier vous permettront de gagner en efficacité. Autrement dit, vous récupérerez le temps perdu.
Une fois la machine rodée, vous avancerez tranquillement vers les objectifs définis tout en faisant face aux imprévus.
En quoi consiste la gestion des priorités au travail ?
Une bonne gestion des priorités est indispensable pour mener à bien un projet tout en faisant face aux aléas. Cette discipline consiste à utiliser des méthodes et outils efficaces pour classer et organiser les tâches en tenant compte de leur degré de priorité et de leur importance.
Quels sont les grands enjeux d'une bonne gestion des priorités ?
Voici les bénéfices concrets d'une gestion efficace des priorités.
De meilleures chances d'atteindre les objectifs fixés
La détermination des objectifs précède le classement et l'organisation des tâches. Le fait de considérer l'importance et l'urgence de chacune permet de planifier le travail de manière pertinente et réellement productive. Ainsi, vous vous assurez d'atteindre vos objectifs.
Un gain de productivité
Si vous parvenez à évaluer le critère d'urgence et le degré d'importance de chaque tâche, vous serez en mesure de faire avancer votre projet. Concentré sur votre objectif et conscient des étapes à venir, vous vous montrerez plus efficace et donc plus productif.
Une collaboration améliorée
Au sein d'une équipe, une bonne gestion des priorités et du temps limite la surcharge de travail et le stress. Les employés savent ce qu'ils ont à faire, connaissent leurs objectifs et travaillent ensemble pour les atteindre.
Comment améliorer sa gestion des priorités ?
Voici les différents axes sur lesquels travailler pour améliorer votre gestion des priorités et récolter tous les bénéfices de ces changements.
Organiser le travail en fonction du degré d'importance
Une tâche importante n'est pas forcément urgente. Faire la distinction entre ces deux notions est essentiel pour bien gérer les priorités au travail. Pour gagner en productivité, vous devez évaluer le degré d'importance des tâches à réaliser. Pour ce faire, demandez-vous si elles impactent les objectifs à atteindre et/ou sur l'aboutissement du projet.
Les réponses à ces questions vous permettront de classer les tâches par ordre d'importance.
Considérer le degré d'urgence
Certaines tâches ne sont pas essentielles pour la réussite de votre projet, mais présentent un degré d'urgence élevé. Naturellement, le travail urgent qui impacte les objectifs globaux passe avant toutes les autres tâches. Cette analyse précède une planification rigoureuse garante d'une organisation irréprochable.
Utiliser des outils et méthodes efficaces
Les outils et méthodes efficaces pour gérer les priorités sont nombreux. À vous de les sélectionner en fonction de vos contraintes et besoins et de les utiliser à bon escient.
Pour vous faciliter les choses, veillez à choisir des méthodes simples qui coïncident avec votre manière de travailler. Plus les outils vous semblent faciles à manier, mieux vous parviendrez à les intégrer dans votre routine. En outre, les méthodes les plus intuitives sont maîtrisées rapidement. Ainsi, vous ne perdez pas de temps à vous former.
Quelles sont les meilleures méthodes de gestion du temps et des priorités ?
Les méthodes de gestion du temps et des priorités efficaces vous permettent d'organiser vos activités et de hiérarchiser vos tâches.
La matrice d'Eisenhower
Cette méthode base son fonctionnement sur le classement des tâches en fonction de leur importance et de leur degré d'urgence. Cette distinction limite le stress, assure l'avancée des projets et permet de faire face aux imprévus.
La technique Pomodoro
Si vous adoptez cette méthode, vous travaillerez sur des intervalles de temps entre lesquels vous intégrerez des petites pauses. Entre chaque Pomodoro de 25 minutes, par exemple, vous pouvez vous octroyer une pause de 5 minutes.
Au bout de quatre séances de travail, vous avez droit à une pause plus longue. Cette méthode vise à éviter les distractions pour favoriser la concentration. Les petits moments de répits permettent de se vider l'esprit avant de se replonger entièrement dans ses tâches.
La méthode Getting Things Done
Cette méthode très usitée vous invite à diviser les tâches à accomplir en actions avant de les répartir en fonction de leur urgence et de leur importance. Cette technique base son fonctionnement sur la clarification des objectifs et la réactivité.
La méthode Moscow
Le principe de cette technique est simple, les tâches sont classées dans différentes catégories, selon leur degré d'importance :
- Must have this : pour les tâches essentielles à la réussite du projet ;
- Should have this if at all possible : pour les tâches non essentielles, à forte valeur ajoutée ;
- Could have this if it does not affect anything else : pour les tâches qui peuvent être dépriorisées en cas de besoin ;
- Won't have this time but would like in the future : pour gérer les tâches en attente.
Les applications de gestion de temps
Les applications de gestion du temps proposent une multitude de fonctionnalités dédiées à l'organisation et à la hiérarchisation des tâches. Elles vous permettent, par exemple, de définir des échéances, de créer des listes de missions et de planifier des réunions.
Une fonctionnalité particulièrement utile en termes d'organisation : le tableau de bord qui offre un suivi de l'avancée d'un projet en temps réel.
Parmi les applications de gestion du temps les plus populaires : Trello, Freedom, Evernote et Dashlane.
Les logiciels de gestion du temps et des priorités
De nombreuses entreprises s'équipent d'un logiciel dédié à la gestion du temps et des priorités. Là encore, vous pouvez vous appuyer sur des fonctionnalités de suivi, de planification et de gestion. Complets et intuitifs, ces programmes de gestion de projets peuvent vous aider à gérer les priorités de manière à faciliter l'atteinte des objectifs tout en respectant les délais fixés en amont.
Parmi les logiciels de gestion du temps et des priorités les plus prisés : Slack, Asana et TickTick.
