Soyez agile dans la gestion de vos projets
Construisez une méthodologie commune pour renforcer l’intelligence collective dans votre équipe.
- Réussir le cadrage et le lancement d’un projet (VUCA world).
- Évaluer les ressources nécessaires à la réalisation d’un projet.
- Assurer le bon déroulement du projet et adapter en continu la cohérence du projet avec les objectifs définis.
- Mettre en place les outils pour mesurer l’avancement du projet et en faire un reporting aux différentes parties prenantes.
- Pouvoir relancer un projet qui stagne.
À l’issue de la formation, vous serez capable de mener un projet du début à la fin grâce à une organisation performante, de faire le suivi des différentes étapes et de réaliser un reporting aux instances décisionnelles.
- Chefs de projet, coordinateurs.
- Toute personne ayant en charge la conduite d’un projet dans son organisation.
Identifier les facteurs-clé de succès d’un projet
Cadrer un projet de manière itérative et le lancer sur des bases solides et concertées
- Identifier les objectifs SMART, les résultats attendus, les délais à respecter, le scope, les risques et les ressources disponibles (humaines, budgétaires, techniques) en concertation avec les différentes parties prenantes.
- Baliser les différentes étapes d’un projet (macrostructure).
- Construire le budget initial.
- Identifier le temps nécessaire pour réaliser les tâches définies.
- Sur base des résultats intermédiaires, ajuster les objectifs, les étapes, les ressources et les résultats du projet chaque fois que cela est nécessaire.
Exercice d’application : construire la carte d’identité d’un projet et la lettre de mission, élaborer un planning et réaliser une matrice des risques, réaliser un test pour assurer la réussite de vos projets, construire un processus et rédiger un formulaire pour les demandes de modification.
Construire l’équipe-projet
- Identifier les compétences et les profils nécessaires pour la réalisation du projet.
- Construire une équipe sur des bases claires et partagées (règles de fonctionnement, répartition des tâches,…).
- Choisir un style de communication et un leadership adaptés à chaque situation.
Exercice d’application : identifier son style de leadership préférentiel et son impact sur la motivation des membres de son équipe, construire une cartographie de la dynamique des acteurs impliqués dans un projet, réaliser une matrice RACI et rédiger une charte de fonctionnement pour l’équipe projet.
Entre les deux journées de formation, les participants sont invités à initier un projet dans leur environnement professionnel sur base de ce qui aura été développé dans le cadre de la première journée de formation.
Échanges de bonnes pratiques et temps d’appropriation
- Identifier les réussites et les points bloquants sur ce qui a été réalisé dans son organisation depuis le premier jour.
- Pouvoir relancer un projet qui stagne, trouver des pistes d’amélioration en utilisant des outils de résolution de problème.
Exercice d’application : construire une check list pour identifier les points bloquants et les axes d’amélioration en cours de réalisation, s’exercer avec des outils de résolution de problème.
Assurer le bon déroulement du projet
- Pouvoir évaluer en continu la qualité des relations et des collaborations entre les différents acteurs: trucs et astuces pour accompagner la gestion du changement.
- Gérer la communication avec les différentes parties prenantes, y compris lors de situations tendues, voire conflictuelles.
- Définir les processus de décision et les flux d’informations.
- Mettre en place des réunions efficaces (stand up meeting).
- Mettre en place les outils pour mesurer l’avancement du projet et en faire le reporting (KPI).
Exercice d’application : construire une carte de l’influence des différentes parties prenantes du projet, définir les flux de communication et les processus de décision, construire une check list pour le suivi de l’organisation du projet, identifier les principaux indicateurs de suivi.
Plan d’action personnel
- Identifier des axes d’amélioration concrets afin de conduire ses projets avec succès.
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l'exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Pour les sessions en distanciel, notre Direction Innovation a modélisé une matrice pédagogique adaptée pour permettre un apprentissage et un ancrage mémoriel optimisés.
Cette matrice prévoit une alternance de temps de connexion en groupe et de séquences de déconnexion pour des travaux de mise en pratique individuels.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur votre espace apprenant.
Retrouvez également des ressources complémentaires ainsi que les quiz amont/aval sur notre plateforme dédiée.
Développer ses compétences avec une formation "gestion de projet"
Dispensée par Abilways Belgium, la formation "Soyez agile dans la gestion de vos projets" vous aide à élaborer une méthodologie commune pour renforcer l'intelligence collective au sein de votre équipe. Destinée aux chefs de projet et aux coordinateurs, cette formation sous forme d'initiation vous enseigne des compétences qui vous permettront d'optimiser votre stratégie de gestion de projet.
À l'issue de ces 14 heures de cours réparties sur deux jours, vous serez parfaitement en mesure de mener un projet de sa conception à sa clôture en vous appuyant sur les outils et méthodes les plus efficaces.
Accessible en présentiel ou à distance, cette formation est animée par des formateurs experts en gestion de projet. Recrutés pour leurs aptitudes pédagogiques, ils vous aideront à développer vos compétences de manière à gagner en efficacité dans toutes vos fonctions.
Vous souhaitez gérer tous vos projets d'une main de maître pour apporter une réelle valeur ajoutée à votre entreprise et encourager votre évolution au sein de votre service ? Procédez à votre inscription en ligne dès aujourd'hui sur notre site web.
Pour obtenir des informations complémentaires sur le contenu de cette formation, les aides au financement et les prochaines dates de sessions, contactez notre équipe conseil par téléphone ou via notre formulaire dédié. Nous nous ferons un plaisir de répondre à toutes vos questions dans les plus brefs délais.
En quoi consiste la gestion de projet ?
Également appelée management de projet, la gestion de projet désigne l'organisation du déroulement d'un projet. Elle englobe donc toutes les étapes, de la conception à la phase finale. Pour s'achever sur une réussite, la gestion de projet implique de définir les ressources matérielles et humaines nécessaires, le budget, les contraintes et les délais.
La gestion de projet par étape
Assurer la gestion d'un projet demande de la préparation, une réelle expertise et des compétences spécifiques. Chaque projet présentant des caractéristiques différentes, il n'existe pas de processus figé. Néanmoins, les chefs de projet peuvent suivre un déroulement logique à adapter en fonction de la situation.
La conception
La première étape de la gestion de projet consiste à déterminer les objectifs à atteindre. Pour ce faire, vous devez considérer les attentes des clients, les ressources auxquelles vous avez accès et les éventuelles contraintes qui pourraient entraver votre avancée.
La planification
Dès lors que la faisabilité du projet est attestée, vous pouvez procéder à la planification des tâches. Dans votre échéancier, vous fixerez des délais pour chaque étape que vous prendrez soin de décrire. Cette phase implique également de distribuer les tâches aux collaborateurs qui interviendront sur ce projet.
La supervision
Tout au long du projet, le gestionnaire communique avec son équipe pour veiller à l'avancée des travaux. Pour faire le point, procéder à des ajustements et s'assurer que l'échéancier sera respecté, il organise des réunions régulières avec ses collaborateurs.
La clôture
C'est le moment de parfaire les derniers détails et d'achever le projet. Cette étape intègre souvent l'établissement d'un bilan qui invite toute l'équipe à se poser les bonnes questions. Le fait d'analyser les choses qui ont bien fonctionné et celles qui ont posé problème permet de réfléchir à des améliorations qui se révéleront bénéfiques pour les projets à venir.
Les différentes méthodologies exploitées par la gestion de projet
Pour mener à bien leurs projets, les managers utilisent différentes méthodes qu'ils adaptent en fonction de leurs objectifs et contraintes. En voici quelques-unes qui pourraient vous être utiles.
La méthode en cascade
C'est la méthode classique utilisée par de nombreux chefs de projet. Elle consiste à organiser le déroulement du projet par étape en respectant un principe fondamental : impossible de passer à l'étape suivante tant que la précédente n'est pas achevée.
Avec la méthode en cascade, vous planifiez soigneusement chaque phase du projet en déterminant clairement les rôles de chaque intervenant. Parce qu'elle ne laisse aucune place à l'improvisation, cette manière de travailler ne permet pas aux clients de modifier leurs attentes.
La méthode Kanban
Cette méthode vous propose de dresser un tableau de bord qui vous permet de suivre l'avancement des tâches en temps réel. Cet outil vise à optimiser la gestion des priorités tout en favorisant la collaboration entre les membres de l'équipe projet.
Kanban aide les chefs de projet à distribuer les tâches en fonction des ressources et des disponibilités de chacun. Ainsi, le volume de travail lié à un même projet est soigneusement réparti.
La méthode PERT
Avec cette méthode, vous dressez la liste des tâches à accomplir, après quoi vous prenez soin de les lier et de les planifier pour mener à bien votre projet. Chaque tâche se voit attribuer une date de début et une date de fin. Alors, vous obtenez une date de clôture de projet précise.
La méthode Agile
Ici, les besoins du client sont au cœur de la gestion de projet. Plus flexible que les précédentes, cette méthode vous invite à scinder votre projet en plusieurs petits projets. Ainsi, le client peut valider chaque phase au fur et à mesure de l'avancée vers l'objectif final.
La méthode agile est employée par les chefs de projets qui souhaitent garantir la pleine satisfaction de leurs clients.
Le lean management
Cette approche se concentre sur les résultats. Le projet doit aboutir à une pleine satisfaction du client tout en respectant le budget établi et les délais fixés. Toutes les ressources doivent être optimisées pour garantir les meilleures performances.
Quelles sont les fonctions et attributions d'un chef de projet ?
Également appelé project manager, le chef de projet se doit d'atteindre les objectifs de chaque projet qui lui est confié. Et ce, en respectant les contraintes de qualité, les limites de ressources et de budget ou encore les délais. La responsabilité du chef de projet s'étend de la conception jusqu'à la clôture de ce dernier. Il assure donc sa planification, sa délégation, son suivi et sa supervision.
Pour mener à bien son projet, ce manager s'appuie sur les compétences de collaborateurs qui forment une équipe spécialement constituée pour répondre à la demande d'un client.
Les responsabilités du chef de projet
D'une entreprise à l'autre, les responsabilités des chefs de projets varient. La taille, le secteur d'activité ou encore la culture de l'entreprise impactent les attributions de ce poste clé. Parmi les responsabilités standard, on retrouve :
- La communication avec les acteurs du projet (Intervenants, clients et fournisseurs)
- La définition des objectifs et leur communication à l'équipe
- La définition du budget
- L'établissement des plans de projets
- Le contrôle
- Le suivi
- Le rapport
- La recherche des ressources nécessaires à la réalisation du projet
- L'accompagnement de l'équipe au sein de laquelle le chef de projet se pose en leader, en guide et en soutien
- L'établissement des procédures du projet incluant la gestion du changement et des risques
Quelles sont les compétences nécessaires pour exceller en tant que chef de projet ?
Pour devenir un bon chef de projet, vous devez posséder des compétences techniques spécifiques. Parmi elles : la gestion du temps et des priorités, la planification, la prise de décision, l'exécution ou encore la pensée critique se révèlent indispensables.
En charge d'une équipe dont chaque membre apporte ses propres compétences et son expérience, le chef de projet doit détenir des compétences en management. Doté d'une bonne aisance relationnelle, il sait adapter sa communication en fonction de son interlocuteur. Formé aux pratiques de gestion des ressources humaines, il pratique l'écoute active et parvient à motiver ses collaborateurs.
Maîtrisant parfaitement le fonctionnement de l'entreprise, le chef de projet connaît la stratégie appliquée, les objectifs, les priorités et les produits ou services commercialisés. Il est à même de présenter tous ces éléments de manière claire et distincte à son équipe.
Quid des qualités humaines pour exercer ce métier ?
Les compétences stratégiques et managériales ne sont pas suffisantes pour exceller en tant que chef de projet. Ce manager transversal assure la liaison entre toutes les parties prenantes. Sans son intervention, le projet ne pourrait aboutir.
Doté d'un fort esprit d'équipe, le chef de projet privilégie le travail collaboratif. Pour assurer une bonne cohésion au sein de son groupe de travail, mais également pour s'imposer en tant que chef sans pour autant user d'autorité, il doit détenir de bonnes aptitudes communicationnelles. Quel que soit le profil de son interlocuteur, ce manager sait adapter son discours pour faire passer son message de manière claire et directe. Sa capacité à pratiquer l'écoute active lui permet de gagner la confiance et le respect de ses collaborateurs.
Le chef de projet et son équipe se réunissent autour d'objectifs communs. Pour investir tous ses collaborateurs et conserver leur motivation, ce leader doit exploiter son esprit fédérateur. Meilleure sera la cohésion au sein de l'équipe, plus grandes seront les chances de réussite.
Aux qualités précédentes, nous pouvons ajouter le leadership qui désigne une capacité naturelle à se poser en leader sans user d'autorité. Pour un manager, il semble bien plus facile de mobiliser une équipe lorsque l'on peut s'appuyer sur un certain charisme.
Enfin, piloter un projet impose de savoir déléguer. Ce leader évolue au sein d'une équipe et base la réussite de son projet sur le travail collaboratif. Dans ce cadre, il doit répartir les tâches en considérant les compétences et ressources de chacun.
